Схемы, по которым сотрудники вас обычно обманывают.

Главное в статье

1. Персоналии. Типы сотрудников, которые могут оказаться мошенниками и испортить финансовое положение и репутацию вашей компании.

2. Схемы. Самые коварные и годами отработанные уловки корпоративных мошенников, на которые попались ваши коллеги.

3. Алгоритм. План действий от гендира, искоренившего воровство в своей компании. Изучите его, чтобы исключить свои зоны риска.

4. Рекомендация. Этот документ понадобится, если вы хотите наказать мошенника по закону.

По данным Ernst & Young, Россия регулярно занимает первое место в Европе по числу случаев мошенничества среди персонала компаний.

Если составить очень усредненный фоторобот жулика внутри компании, им окажется мужчина в возрасте 34–48 лет, который занимает одну из ключевых должностей. Зачастую это хороший и исполнительный сотрудник с высшим образованием и нередко со степенью МВА. При этом он достаточно долго работает в компании — не менее пяти лет. Благодаря этому человек хорошо ориентируется в корпоративной структуре и знает все слабые места компании.

На руку мошенникам играет и пандемия. Многие компании перевели сотрудников на удаленку, сократили бюджеты на мониторинг, контроль и риск-менеджмент. Все это обязательно скажется на показателях работы. Не сейчас. Чуть позже, когда вскроются первые мошеннические схемы.

«Крысы» и «кроты»: типы сотрудников, которые могут вас обмануть

С кем чаще всего имеют дело те, кто пострадал от лживых сотрудников? Корпоративных воров можно разделить на шесть типов.

«Крысы». Воруют у коллектива. С появлением такого работника у коллег пропадают деньги. Чаще это сотрудники младшего звена.

Жулики. Пользуются несовершенством учета. Часто встречаются среди работников склада, продавцов, барменов и тех людей, которым что-то отгружают внутри компании. Например, менеджеры, отвечающие за сувенирную продукцию для клиентов. Обычно берут то, что плохо лежит, на крупную добычу не зарятся

Откатчики. «Делятся» вашими деньгами с контрагентами. Ими могут быть финансисты, которые берут займы для компании под повышенный процент; закупщики, приобретающие товары по завышенным ценам. Все ссылаются на то, что не нашли другой вариант. Также встречаются среди продавцов и обслуживающего персонала. Например, дают большие скидки клиентам и получают часть денег в виде вознаграждения.

«Кроты». Это те, кто работает на конкурентов. Имеют доступ к идеям, базе данных, информации о закупках, тендерах и т. д. Незаметно «сливают» коммерческую тайну, а потом вы удивляетесь, почему ваши идет вечно витают в воздухе, а конкуренты опережают вас в последнюю секунду.

Профессиональные мошенники. Ориентированы на материальный поток, устраиваются на соответствующие должности, систематически занимаются хищениями, вовлекая других в свои схемы. Имеют определенные полномочия, могут быть приближены к первому лицу, пользуются доверием в силу стажа работы и высокой должности. Например, замы гендиректора, функциональные директора с расширенными полномочиями, сотрудники службы безопасности.

Двойные агенты. Сотрудники, которые скрывают от вас свой бизнес либо проект в разработке. Воруют ваши схемы работы, персонал, данные. Используют ваши активы в интересах своего бизнеса. Например, технику или даже помещение. Особенно опасно, если такой сотрудник владеет конкурирующим бизнесом.

61%
сотрудников идут на преступления из-за отсутствия мониторинга и аудита процессов

Схемы обмана: расхищение активов

Все схемы мошенничества со стороны сотрудников можно разделить на три условные группы. В первую входит расхищение активов.

Мимо кассы. Руководитель ресторана заподозрил персонал в мошенничестве. После установки системы видеонаблюдения оказалось, что официанты воровали. Когда гость хотел рассчитаться, официант приносил предчек с суммой заказа. После того как клиент оплачивал счет, чек ему уже не приносили. Впоследствии официант удалял заказ в системе и присваивал себе средства.

Кража. На металлургическом заводе крали трубы. Рабочие загружали в грузовик четыре трубы вместо трех. Одну из них сгружали по дороге.

Воры распечатывали документы в двух вариантах: один — на четыре трубы, чтобы проехать через КПП, второй — на три, для клиента. Расхождение обнаружили, когда стали анализировать бланки, которые отправлялись на печать.

Умалчивание о скидках и акциях. Продавец не информирует клиента о скидках и при оплате берет полную стоимость товара или услуги. Разницу забирает себе. А программа лояльности работает только на бумаге или в уме руководителя.

Злоупотребление лояльностью. «На молокозаводе в рамках поддержки лояльности сотрудников можно было получить 1 литр молока в день бесплатно. Ушлые сотрудники начали вместо бесплатного молока заливать бесплатную сметану и продавать ее на сторону.

Выявили схему довольно быстро, когда увидели, что выработка сметаны из молока упала. Если бы ориентировались в анализе только на финансовые показатели, то убытки были бы намного выше, поскольку прошло бы больше времени, чтобы понять, откуда бизнес недополучает доход», — рассказывает Павел Вешаев, генеральный директор компании по аутсорсингу финансовых и бухгалтерских услуг FinHelp.

Схемы обмана: мошенничество с отчетностью

Этими приемами пользуются сотрудники, имеющие доступ к деньгам компании. Чаще всего это работники финансовой службы. При отсутствии аудита схемы могут работать долгое время.

Мертвые души. Кадровик и бухгалтер фиктивно устроили в компанию родственников. Одна — племянницу, другая — брата. Банк выдал кадровику зарплатные карты. Сотрудницы, не стесняясь, расплачивались ими. История тянулась два года. Мошенницы украли около 1,7 млн руб. — по 70 тыс. руб. в месяц на каждую мертвую душу.

Схема стала известна из-за ссоры между мошенницами. Одна уволилась и сдала вторую, не подумав о последствиях для себя.

Афера с суммой «итого». Бухгалтер по расчету зарплаты украла у госучреждения 11 млн руб. Сотрудница увеличивала в ведомости своего подразделения общую сумму зарплат. Начальник финансовой части подписывал документ, ничего не подозревая, ведь напротив имени каждого сотрудника стояла верная цифра.

Бухгалтер заказывала деньги в казначействе, затем формировала ведомости для банка. И уже в них прибавляла себе и мужу, который работал в том же учреждении водителем, приписанные деньги. Она использовала схему в течение трех лет. Сначала мошенница действовала осторожно, прибавляла по чуть-чуть. Последние же месяцы зарплаты супругов достигали 200–300 тыс. руб. Воровство вскрыли ревизоры из вышестоящего органа.

Задвоение зарплат. Компания запустила проект по выстраиванию новой финансовой системы. Против процесса выступила главбух, она стала распространять среди сотрудников слухи о том, что изменения убьют компанию, что скоро всех уволят.

Начали разбираться и выяснили причину сопротивления. За несколько лет работы в компании главбух построила себе три дома, а на работу продолжала ездить на старенькой иномарке, не привлекая внимания.

Вместе с кассиром и сотрудником службы безопасности она задваивала зарплаты, люди получали повышенные серые выплаты и часть возвращали мошенникам. За месяц из бизнеса выводили 2–3 млн руб.

Схемы обмана: коррумпированный персонал

Эти мошеннические приемы доступны всем сотрудникам.

Сговор сотрудников с контрагентами. Топ-менеджеры промышленной компании проводили политику массовой передачи выполнения сервисных задач и отдельных операций аутсорсерам. Причем 70 процентов из них были ИП.

Служба безопасности, подчиненная гендиректору, подрядчиков проверяла формально. После анализа сторонним агентством безопасности выяснилось, что значительная часть ИП зарегистрированы на родственников и друзей топ-менеджеров компании. И аутсорсинг лишь увод денежных средств в их карман.

Сговор сотрудников с клиентами. Руководство производственной компании решило уберечь себя от откатов и ограничило менеджерам размер скидки. В номенклатуру ввели графу «Стоп-цена», ниже которой продать товар было невозможно. Выяснилось, что у некоторых позиций нулевая стоп-цена. Кто-то из работников «постарался». Сейлзы вступали в сговор с клиентами и отгружали товар ниже себестоимости.

Сговор бывших сотрудников. На химическом предприятии сократили заместителя начальника отдела сбыта и двух подчиненных.

Уволившись, работники прихватили базу клиентов. Они разослали покупателям прайс-листы со скидками в 10–20 процентов и условием предоплаты в течение пары недель. Заодно сообщили, что в рамках предприятия создана новая структура сбыта «Торговый дом “ХимСнаб”». Коммерческие предложения подписал якобы и. о. руководителя отдела сбыта.

Покупатели перевели фирме 3 млн руб. Получив деньги, компания прекратила работать. Когда клиенты направили претензии настоящему поставщику, выяснилось, что деньги ушли в неизвестную фирму. Компания потеряла клиентов.

Параллельный бизнес. В компании по продаже одежды и нижнего белья Lady’s Showroom работала управляющая. Круг ее обязанностей был широким: подбор персонала, оптимизация расходов, обустройство производства, разработка новых моделей. Человек отлично справлялся с работой, пока швеи не пожаловались, что их обманывают с выплатой зарплаты.

Оказалось, что управляющей принадлежит собственный онлайн-магазин, через который она продает вещи, сшитые по лекалам и из материалов Lady’s Showroom, но уже под собственным брендом.

Работа на конкурентов. Конкуренты одного московского агентства несколько месяцев копировали его идеи по созданию онлайн-платформы. На этапе внедрения каждой идеи в агентстве процесс затягивался. А затем аналогичное обновление выстреливало у конкурентов. Неладное заподозрили, когда в Сеть слили информацию, о которой знали только сотрудники. После установки прослушки выяснилось, что один из редакторов работал на конкурентов.

Алгоритм: создание условий, в которых сотрудникам будет сложно воровать

Это пошаговый план, который поможет устранить лакуны бесконтрольности и предупредить хищения и сговоры внутри компании. Алгоритм составлен на основе опыта Александра Пичугина, генерального директора и управляющего партнера «Федеральной сети баров».

37%
сотрудников объясняют мошенничество наличием подходящей возможности

1. Отслеживать бизнес-показатели. Изменение ключевых показателей — первый тревожный звонок для руководителя. Например, резкое падение продаж одного или нескольких товаров, которые раньше хорошо продавались, или, наоборот, всплеск продаж товара, на который компания понизила цену. При возникновении подозрений стоит провести проверку. Сначала скрытую, а затем официальную, с оповещением сотрудников и отделов.

2. Установить технические средства контроля. «После установки системы видеонаблюдения мы стали видеть, когда бармены не пробивают коктейль по кассе или меняют алкоголь в заказе на более дешевый», — рассказывает Александр Пичугин.

Также зафиксировали в кассовой системе более 100 потенциально опасных операций. Например, замена способа оплаты с налички на карту. Чтобы обойти систему видеонаблюдения, бармены раньше хитрили и рассчитывали клиента за наличку, а затем меняли операцию на расчет по карте, платили со своей карты (естественно, в меньшем размере), а деньги клиента клали в карман. «После установления всех систем контроля количество краж устремилось к нулю», — говорит Пичугин.

3. Устраивать внезапные проверки. «У нас работает “живой” аудит системы видеонаблюдения. Сотрудники на аутсорсе следят за барменами как по сигналу, так и рандомно: выбирают любую камеру и временной интервал. Воровать при такой схеме очень сложно. На собеседованиях кандидаты, узнав о системе, отказываются от работы», — рассказывает Александр Пичугин.

4. Ограничить права. Это касается и прав на смену операций по кассе, и предоставления скидок и отсрочек. Также важно запретить сотрудникам участвовать в деятельности конкурирующих фирм и поставщиков в течение всего срока работы в компании и не менее трех лет после ухода из нее. Это условие внесено в трудовые договоры сотрудников «Федеральной сети баров».

5. Разделить обязанности. Нельзя отдавать важные с точки зрения контроля функции на откуп одному сотруднику. Специалист, который готовит платежные поручения на оплату, не должен отвечать за учет расчетов с поставщиками. Сотрудник, отвечающий за учет товаров, не должен вести учет расчетов с покупателями.

6. Ввести санкции. «Я ввел строгую кассовую дисциплину для сотрудников. Действует система штрафов: от 600 до 10 тыс. руб. Например, гость рассчитался, а бармен пробил заказ как чаевые (у нас есть такая опция). Или заменил продукт в коктейле. В зависимости от вида алкоголя штраф составит от 3 до 10 тыс. руб.», — поясняет Александр Пичугин.

7. Проводить ротации внутри отдела. На мошеннические действия часто идут сотрудники, которые работают на одном участке длительное время и остаются без контроля руководства. Ротация сотрудников внутри одного отдела уменьшает возможности для мошенничества.

8. Проверять контрагентов. «Видеонаблюдением у нас в барах занимаются аудиторы на аутсорсе. Это исключает возможность сговора между сотрудниками», — отмечаеть Александр Пичугин.

9. «Узаконить» коррупцию. Мошенничество возникает там, где есть излишки и отсутствие контроля. В «Федеральной сети баров» воровали маркетинговый бюджет. Например, сотрудники заключали контракты с нужными им компаниями за откаты.

«Мы выбрали одного сотрудника, который стал отвечать за условия по алкоконтрактам. Завязали его зарплату на стоимости контрактов. Чем больше ему платят поставщики, тем выше его доход. Он проводит внутренний тендер среди поставщиков и ищет наиболее платежеспособных. По сути, мы легализовали коррупцию в этом секторе», — говорит Александр Пичугин.